| QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
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Radicación y revisión de la etapa precontractual |
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El jefe de unidad o enlace encargado
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El Jefe de unidad, se enviará ante el Líder de Contratación del Municipio a través del GED para su aprobación y asignación del número de identificación del proceso en caso de que obedezca a un proceso de selección con pluralidad de oferentes.
El abogado encargado imprimirá cada uno de los documentos con el fin de crear la carpeta correspondiente y posteriormente se entregará al auxiliar administrativo de cada Unidad para que este recoja las firmas pertinentes, y escanee los documentos que fueron sujeto de firmas.
Es necesario aclarar cuáles son los documentos que deben ser firmados y posteriormente Escaneados:
En los procesos contractuales de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y mínima cuantía, los siguientes documentos:
- Estudios previos
- Análisis del sector
- Anexo 1- Anexo técnico
- Presupuesto oficial del proceso
Para la contratación directa los siguientes documentos:
- Estudios previos.
- Acto administrativo de justificación (Excepto cuando se trata de prestación de servicios y apoyo a la gestión).
- Análisis del sector.
- Invitación a presentar propuesta.
- Certificado de idoneidad (Solo cuando se trata de prestación de servicios y apoyo a la gestión).
- Certificado de servicios administrativos de no contar con personal de planta (Solo cuando se trata de prestación de servicios y apoyo a la gestión).
- Minuta del clausulado anexo al SECOP II.
Para las modificaciones, adiciones, prorrogas y/o aclaraciones los siguientes documentos:
- Informe del estado del contrato.
- Justificación por parte del supervisor.
- Autorización por parte del ordenador del gasto.
- Minuta del clausulado anexo al SECOP II.
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Publicación del Proceso en la Plataforma del SECOP II. |
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Abogado encargado del proceso.
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Creación y publicación: Agotada la etapa previa de validación de los documentos necesarios para impulsar el proceso, el abogado responsable una vez el auxiliar administrativo haga entrega electrónica y física de los documentos mencionados en el punto anterior, creará y publicará el proceso en el SECOP II en atención a las reglas establecidas en los manuales y guías dispuestos por CCE https:/www.colombiacompra.gov.co/perfil-compradores-secop/perfil-compradores-secop para cada modalidad de contratación, en consonancia con los apartados pertinentes de la "Gestión contractual para Entidades Estatales". |
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Gestiones en la etapa contractual y poscontractual. |
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Supervisor o Interventor.
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Contrato, Acta de Inicio, SECOP II |
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Suscripción de acta de inicio: El supervisor del contrato es el responsable de la proyección, suscripción y el cargue del acta de inicio en la plataforma del SECOP II, en atención a las reglas establecidas en los manuales y guías dispuestos por CCE, las cuales pueden ser consultadas en el siguiente link. https:/www.colombiacompra.gov.co/perfil-compradores-secop/perfil-compradores-secop; el acta de inicio debe ser publicada junto la constancia de verificación de las pólizas.
Ejecución del contrato: El supervisor o interventor designado verificara que el contratista cumpla con todas las obligaciones estipuladas en el contrato, entre ellas las afiliaciones a la seguridad social del personal, y durante el desarrollo del contrato, cumpliendo cada una de las directrices impartidas en Decreto Municipal No. 0181 de 2017 "por el cual se adopta el manual de procedimiento para las supervisiones e interventorías de los contratos y convenio que celebre la Administración Central del Municipio de Manizales".
Gestión de documentos contractuales: Respecto a los documentos contractuales que deban ser firmados por el Secretario de Despacho, como las actas de pago, el supervisor o interventor es el encargado de avalar las mismas y remitirlas al funcionario o contratista que este brindando el apoyo al Secretario de Despacho previo a su firma, para que esta persona verifique la información contenida en los documentos y corrobore los soportes que validan los cobros. Si los documentos objeto de revisión tienen observaciones será el supervisor el encargado de subsanarlas con el fin de crear y realizar el cargue de los documentos en modulo correspondiente del GED.
Una vez realizado el trámite, el operador de presupuesto de la Secretaria elaborará la orden de pago del acta para que nuevamente sea revisada por el funcionario o contratista de apoyo del Secretario de Despacho y sea firmada por este último. Culminada esta etapa, el operador de presupuesto llevará en físico la orden de pago a la Oficina de Tesorería Municipal para su trámite pertinente. Igualmente, si Tesorería realiza observaciones el supervisor deberá responsabilizarse de subsanarlas. Todos los documentos de la etapa contractual y poscontractual debe ser cargados a la plataforma SECOP II por el supervisor del contrato a través del módulo "No. 7 - Ejecución del contrato" y "Documentos de ejecución del contrato" dentro de los tres (03) días siguientes a la fecha de su expedición de conformidad con el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015.
Modificaciones, aclaraciones, adiciones y prorrogas a los contratos: Una vez se evidencie la necesidad por parte del supervisor o interventor de realizar modificaciones a los contratos, este deberá radicar la solicitud con todos los soportes a través del GED con un término de anticipación de (20) diez días hábiles, tal y como se establece en el punto 3.13 del Decreto Municipal No. 0181 de 2017; en caso de que el supervisor no acate este término se remitirá comunicación al Secretario de Despacho para que este evalué las acciones correspondientes. Es importante tener en cuenta que para que el abogado designado pueda revisar en debida forma las modificaciones, debe contar con todos los soportes respectivos que den cuenta de los hechos que motivan la modificación.
Liquidación: El Supervisor será el encargado de suscribir el acta de recibo final y el acta de liquidación para que sea ordenado el pago final del contrato, siendo necesario actualizar las pólizas las cuales deben ser cargadas por el contratista en la plataforma del SECOP II.
Archivo documental: Es responsabilidad de cada supervisor integrar al expediente físico custodiado por la Secretaría Jurídica todos los documentos contractuales en el menor tiempo posible, garantizando la existencia, autenticidad, validez e idoneidad de los mismos.
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